Kako da otvorite fiskalnu kasu: šest koraka, od PIB-a do prvog računa

Ko prvi put otvara radnju, kafić, salon ili veb prodavnicu, obično pita „gde se prijavljuje fiskalna kasa“ i očekuje jedan obrazac. Taj obrazac ne postoji. Zakon o fiskalizaciji („Službeni glasnik RS“ br. 153/2020, 96/2021, 138/2022 i 80/2026) uređuje tri stvari koje rade zajedno, i svaka od njih se traži, dobija ili bira posebno. Kad se to zna, postupak je kratak. Kad se ne zna, obično se prvo kupi kasa, pa se tek onda otkrije da joj nedostaje ono što izdaje samo Poreska uprava.

Pre nego što počnete: PIB, ePorezi i ko podnosi zahteve

Prijava poslovnog prostora i zahtev za bezbednosni element podnose se na portalu ePorezi Poreske uprave, u delu koji se zove Elektronska fiskalizacija. Za pristup treba vam PIB obveznika (preduzetnika ili pravnog lica) i kvalifikovani elektronski sertifikat osobe koja je ovlašćena da u ime obveznika podnosi prijave. Knjigovođa može da obavi postupak ako ga je zakonski zastupnik preko obrasca PEP ovlastio i za obim „fiskalizacija“; ovlašćenje za sve elektronske servise dato do 30. oktobra 2021. to, prema Poreskoj upravi, već pokriva.

Pre toga treba da postojite kao obveznik, preduzetnik ili pravno lice sa PIB-om; za većinu to znači upis u APR.

Korak 1: Prijavite poslovni prostor

Fiskalizacija se ne vodi po firmi nego po poslovnom prostoru i poslovnoj prostoriji: svaka lokacija na kojoj izdajete račune ima svoju oznaku, a bezbednosni element se vezuje za nju. Zato je prvi korak prijava tog prostora Poreskoj upravi, preko obrasca na portalu ePorezi (prijava sa podacima za generisanje jedinstvene oznake poslovnog prostora, poznatija po skraćenici PGJO).

U prijavu ide adresa, vrsta prostora, naziv pod kojim ćete ga voditi (taj naziv se kasnije štampa na računu kao naziv prodajnog mesta) i šifra delatnosti koja se na tom mestu obavlja. Veb prodavnica se takođe prijavljuje kao poslovni prostor, iako nema izlog.

Korak 2: Zatražite bezbednosni element

Bezbednosni element je sertifikat koji Poreska uprava izdaje na vaš PIB i vaš poslovni prostor, i bez njega nijedan račun nije fiskalni. Poreska uprava savetuje da element naručite tek kad znate koji fiskalni uređaj ćete koristiti. Pravilnik dopušta više oblika, a Poreska uprava ga izdaje kao pametnu karticu ili kao datoteku. Koji ćete tražiti zavisi od toga koji PFR nameravate da koristite:

• pametna kartica, ako ćete koristiti lokalni procesor (L-PFR) u objektu;
• datoteka, ako ćete koristiti virtuelni procesor Poreske uprave (V-PFR) preko interneta.

Oba oblika izdaje Poreska uprava, bez naknade. Kartica se preuzima lično u filijali Poreske uprave i koristi se uz PIN; tim pitanjem se bavimo u posebnom tekstu. Uz V-PFR dobijate datoteku i PAK, kod koji unosite u ESIR. Pravilnik daje Poreskoj upravi rok od sedam dana od podnošenja prijave (član 6), a često bude i brže; ne ostavljajte to za dan pre otvaranja.

Ako ne znate koji PFR vam treba, pročitajte L-PFR ili V-PFR: kako da izaberete pre nego što podnesete zahtev. Pravilo je, kako mi razumemo zakon, kratko: ko prodaje u objektu mora u svakom poslovnom prostoru da ima L-PFR (član 6 stav 4), a V-PFR može da koristi uz njega. Samo V-PFR može da koristi onaj ko prodaje isključivo preko interneta ili prodaje samo svoja korišćena pokretna sredstva.

Korak 3: Izaberite ESIR i PFR

ESIR je softver ili uređaj u koji kasir kuca artikle. Zakon dozvoljava hardversko ili softversko rešenje, a Tehničko uputstvo Poreske uprave kao tipove navodi namensku kasu, program na računaru, aplikaciju za pametni uređaj i instalaciju putem interneta, ali pod jednim uslovom: mora da bude odobren od Poreske uprave i upisan u Registar odobrenih elemenata. Registar je javan i pretraživ na sajtu Poreske uprave. Pre nego što bilo šta kupite ili instalirate, nađite proizvod u njemu, po imenu proizvođača ili po nazivu.

Otkucaj je u tom registru pod nazivom Otkucaj, evidencioni broj 1667, klasifikacija 3 (napredni ESIR). To vam govorimo zato što je to podatak koji možete sami da proverite, a ne zato što ste dužni da ga izaberete; isti postupak važi za bilo koji odobren ESIR.

PFR birate između dva, i taj izbor ste praktično već napravili u prethodnom koraku. V-PFR Poreske uprave je besplatan, ali ga, kako mi razumemo zakon, u prodavnici u objektu ne možete koristiti sam, osim u dva slučaja navedena u prethodnom koraku: uz njega u svakom poslovnom prostoru mora da radi i najmanje jedan L-PFR. L-PFR je uređaj ili program u objektu koji drži vašu karticu u čitaču. Neki ESIR-i rade samo sa jednim od njih, pa proverite i to.

Korak 4: Podesite kasu i probajte u test okruženju

Poreska uprava ima razvojno (test) okruženje, namenjeno pre svega dobavljačima ESIR-a i L-PFR-a, u kome računi nemaju fiskalnu važnost, a mnogi ESIR-i imaju i sopstveni demo režim. Prvo podešavanje zato ne morate da radite na živom prometu. U ESIR se unose podaci o obvezniku i prodajnom mestu, PAK ili adresa L-PFR-a, artikli sa cenama i poreskim oznakama, kasiri i štampač.

Dve stvari vredi proveriti već ovde. Prva: poreske stope i oznake (Đ, E, A i ostale) ne unosite vi, nego ih PFR preuzima od Poreske uprave; ako vam ESIR traži da ih kucate rukom, nešto nije u redu. Druga: probajte štampu na papiru koji ćete stvarno koristiti, jer se raspored računa razlikuje na rolni od 58 i 80 mm i na A4.

Ako želite da vidite kako to izgleda pre nego što uopšte zatražite element, nov nalog u Otkucaju počinje u test okruženju sa ugrađenim demo simulatorom, pa se artikli, kasiri i štampa mogu podesiti i ranije.

Korak 5: Prvi račun i provera

Kad prebacite ESIR na produkciju sa svojim bezbednosnim elementom, izdajte prvi pravi račun i odmah ga proverite: skenirajte QR kod ili otvorite adresu za proveru, koja vodi na suf.purs.gov.rs, zvanični servis Poreske uprave. Na računu proverite da li su PIB, poslovno ime, naziv prodajnog mesta i adresa tačni, i da li postoje PFR broj računa i brojač. Šta koji red znači opisali smo u tekstu Šta sve mora da piše na fiskalnom računu.

Ako provera ne nađe račun, ne nastavljajte prodaju na taj način dok ne utvrdite zašto: račun izdat u test ili demo režimu nije fiskalni račun. Čest uzrok je PAK unet u pogrešno okruženje ili ESIR koji je ostao u test režimu.

Korak 6: Šta se radi posle otvaranja

• Promene se prijavljuju unapred. Nova lokacija se prijavljuje pre nego što na njoj počnete da izdajete račune, a zatvaranje lokacije ili promena naziva prodajnog mesta najkasnije 24 sata pre promene (član 9 Zakona). Naziv i adresa su upisani u bezbednosni element, pa promena naziva ili adrese, prema Poreskoj upravi, traži i nov element.
• Bezbednosni element ima rok važenja. Datum stoji u sertifikatu; obnova se traži od Poreske uprave pre isteka, a ne posle.
• Dnevni izveštaj u starom smislu više ne postoji. Podaci o prometu odlaze Poreskoj upravi uz svaki račun, pa „zaključivanje kase“ na kraju dana nije zakonska obaveza. Izveštaje i dalje radite za sebe i za knjigovođu.
• Refundacije i greške se ispravljaju novim računom, nikad brisanjem: Refundacija fiskalnog računa.

Najčešći zastoji, po redosledu učestalosti

1. Element zatražen pre prijave prostora.
2. Kupljena kasa koja nije u registru odobrenih elemenata ili ne radi sa PFR-om koji imate.
3. PIN nije sačuvan uz karticu; ili je PIN unet pogrešno više puta zaredom, pa je kartica zaključana i mora da se uzme nova.
4. PAK za test okruženje unet u produkciju, ili obrnuto.
5. Štampač podešen na pogrešnu širinu papira, pa QR kod ispadne manji od propisanih 40 mm.

Kratko, za poneti

• Kasa su tri stvari: ESIR, PFR i bezbednosni element. Svaka se obezbeđuje posebno.
• Redosled: ePorezi, poslovni prostor, bezbednosni element, ESIR iz registra, proba u demo ili test režimu, prvi račun.
• Bezbednosni element i V-PFR izdaje Poreska uprava bez naknade.
• Prvi račun proverite na suf.purs.gov.rs pre nego što nastavite prodaju.