Како да отворите фискалну касу: шест корака, од ПИБ-а до првог рачуна

Ко први пут отвара радњу, кафић, салон или веб продавницу, обично пита „где се пријављује фискална каса“ и очекује један образац. Тај образац не постоји. Закон о фискализацији („Службени гласник РС“ бр. 153/2020, 96/2021, 138/2022 и 80/2026) уређује три ствари које раде заједно, и свака од њих се тражи, добија или бира посебно. Кад се то зна, поступак је кратак. Кад се не зна, обично се прво купи каса, па се тек онда открије да јој недостаје оно што издаје само Пореска управа.

Пре него што почнете: ПИБ, еПорези и ко подноси захтеве

Пријава пословног простора и захтев за безбедносни елемент подносе се на порталу еПорези Пореске управе, у делу који се зове Електронска фискализација. За приступ треба вам ПИБ обвезника (предузетника или правног лица) и квалификовани електронски сертификат особе која је овлашћена да у име обвезника подноси пријаве. Књиговођа може да обави поступак ако га је законски заступник преко обрасца ПЕП овластио и за обим „фискализација“; овлашћење за све електронске сервисе дато до 30. октобра 2021. то, према Пореској управи, већ покрива.

Пре тога треба да постојите као обвезник, предузетник или правно лице са ПИБ-ом; за већину то значи упис у АПР.

Корак 1: Пријавите пословни простор

Фискализација се не води по фирми него по пословном простору и пословној просторији: свака локација на којој издајете рачуне има своју ознаку, а безбедносни елемент се везује за њу. Зато је први корак пријава тог простора Пореској управи, преко обрасца на порталу еПорези (пријава са подацима за генерисање јединствене ознаке пословног простора, познатија по скраћеници ПГЈО).

У пријаву иде адреса, врста простора, назив под којим ћете га водити (тај назив се касније штампа на рачуну као назив продајног места) и шифра делатности која се на том месту обавља. Веб продавница се такође пријављује као пословни простор, иако нема излог.

Корак 2: Затражите безбедносни елемент

Безбедносни елемент је сертификат који Пореска управа издаје на ваш ПИБ и ваш пословни простор, и без њега ниједан рачун није фискални. Пореска управа саветује да елемент наручите тек кад знате који фискални уређај ћете користити. Правилник допушта више облика, а Пореска управа га издаје као паметну картицу или као датотеку. Који ћете тражити зависи од тога који ПФР намеравате да користите:

• паметна картица, ако ћете користити локални процесор (Л-ПФР) у објекту;
• датотека, ако ћете користити виртуелни процесор Пореске управе (В-ПФР) преко интернета.

Оба облика издаје Пореска управа, без накнаде. Картица се преузима лично у филијали Пореске управе и користи се уз ПИН; тим питањем се бавимо у посебном тексту. Уз В-ПФР добијате датотеку и ПАК, код који уносите у ЕСИР. Правилник даје Пореској управи рок од седам дана од подношења пријаве (члан 6), а често буде и брже; не остављајте то за дан пре отварања.

Ако не знате који ПФР вам треба, прочитајте Л-ПФР или В-ПФР: како да изаберете пре него што поднесете захтев. Правило је, како ми разумемо закон, кратко: ко продаје у објекту мора у сваком пословном простору да има Л-ПФР (члан 6 став 4), а В-ПФР може да користи уз њега. Само В-ПФР може да користи онај ко продаје искључиво преко интернета или продаје само своја коришћена покретна средства.

Корак 3: Изаберите ЕСИР и ПФР

ЕСИР је софтвер или уређај у који касир куца артикле. Закон дозвољава хардверско или софтверско решење, а Техничко упутство Пореске управе као типове наводи наменску касу, програм на рачунару, апликацију за паметни уређај и инсталацију путем интернета, али под једним условом: мора да буде одобрен од Пореске управе и уписан у Регистар одобрених елемената. Регистар је јаван и претражив на сајту Пореске управе. Пре него што било шта купите или инсталирате, нађите производ у њему, по имену произвођача или по називу.

Откуцај је у том регистру под називом Otkucaj, евиденциони број 1667, класификација 3 (напредни ЕСИР). То вам говоримо зато што је то податак који можете сами да проверите, а не зато што сте дужни да га изаберете; исти поступак важи за било који одобрен ЕСИР.

ПФР бирате између два, и тај избор сте практично већ направили у претходном кораку. В-ПФР Пореске управе је бесплатан, али га, како ми разумемо закон, у продавници у објекту не можете користити сам, осим у два случаја наведена у претходном кораку: уз њега у сваком пословном простору мора да ради и најмање један Л-ПФР. Л-ПФР је уређај или програм у објекту који држи вашу картицу у читачу. Неки ЕСИР-и раде само са једним од њих, па проверите и то.

Корак 4: Подесите касу и пробајте у тест окружењу

Пореска управа има развојно (тест) окружење, намењено пре свега добављачима ЕСИР-а и Л-ПФР-а, у коме рачуни немају фискалну важност, а многи ЕСИР-и имају и сопствени демо режим. Прво подешавање зато не морате да радите на живом промету. У ЕСИР се уносе подаци о обвезнику и продајном месту, ПАК или адреса Л-ПФР-а, артикли са ценама и пореским ознакама, касири и штампач.

Две ствари вреди проверити већ овде. Прва: пореске стопе и ознаке (Ђ, Е, А и остале) не уносите ви, него их ПФР преузима од Пореске управе; ако вам ЕСИР тражи да их куцате руком, нешто није у реду. Друга: пробајте штампу на папиру који ћете стварно користити, јер се распоред рачуна разликује на ролни од 58 и 80 мм и на A4.

Ако желите да видите како то изгледа пре него што уопште затражите елемент, нов налог у Откуцају почиње у тест окружењу са уграђеним демо симулатором, па се артикли, касири и штампа могу подесити и раније.

Корак 5: Први рачун и провера

Кад пребаците ЕСИР на продукцију са својим безбедносним елементом, издајте први прави рачун и одмах га проверите: скенирајте QR код или отворите адресу за проверу, која води на suf.purs.gov.rs, званични сервис Пореске управе. На рачуну проверите да ли су ПИБ, пословно име, назив продајног места и адреса тачни, и да ли постоје ПФР број рачуна и бројач. Шта који ред значи описали смо у тексту Шта све мора да пише на фискалном рачуну.

Ако провера не нађе рачун, не настављајте продају на тај начин док не утврдите зашто: рачун издат у тест или демо режиму није фискални рачун. Чест узрок је ПАК унет у погрешно окружење или ЕСИР који је остао у тест режиму.

Корак 6: Шта се ради после отварања

• Промене се пријављују унапред. Нова локација се пријављује пре него што на њој почнете да издајете рачуне, а затварање локације или промена назива продајног места најкасније 24 сата пре промене (члан 9 Закона). Назив и адреса су уписани у безбедносни елемент, па промена назива или адресе, према Пореској управи, тражи и нов елемент.
• Безбедносни елемент има рок важења. Датум стоји у сертификату; обнова се тражи од Пореске управе пре истека, а не после.
• Дневни извештај у старом смислу више не постоји. Подаци о промету одлазе Пореској управи уз сваки рачун, па „закључивање касе“ на крају дана није законска обавеза. Извештаје и даље радите за себе и за књиговођу.
• Рефундације и грешке се исправљају новим рачуном, никад брисањем: Рефундација фискалног рачуна.

Најчешћи застоји, по редоследу учесталости

1. Елемент затражен пре пријаве простора.
2. Купљена каса која није у регистру одобрених елемената или не ради са ПФР-ом који имате.
3. ПИН није сачуван уз картицу; или је ПИН унет погрешно више пута заредом, па је картица закључана и мора да се узме нова.
4. ПАК за тест окружење унет у продукцију, или обрнуто.
5. Штампач подешен на погрешну ширину папира, па QR код испадне мањи од прописаних 40 мм.

Кратко, за понети

• Каса су три ствари: ЕСИР, ПФР и безбедносни елемент. Свака се обезбеђује посебно.
• Редослед: еПорези, пословни простор, безбедносни елемент, ЕСИР из регистра, проба у демо или тест режиму, први рачун.
• Безбедносни елемент и В-ПФР издаје Пореска управа без накнаде.
• Први рачун проверите на suf.purs.gov.rs пре него што наставите продају.